Plantilla de factura para autónomos con los campos que luego no se pueden inventar

Esta plantilla de factura para autónomos trae el mismo caso en PDF, en Word y en Excel. No es una factura tuya hasta que cambias el emisor, el NIF y el cliente. El caso de ejemplo es Estudio Mar, NIF de mentira B12345678, concepto «Diseño de identidad», base 1.200 €, IVA al 21 % (252 €), retención al 15 % (180 €) y 1.272 € a cobrar. Si el total que te sale no es ese, la fórmula o la cuenta están mal, no el redondeo.

La plantilla de factura en Excel, Word y PDF se descarga arriba. En Excel la cuota, la retención y el total son fórmulas: cambias la base o el tipo y se recalculan. Hay una segunda fila vacía, con el 21 % y el 15 % ya puestos, por si el trabajo lleva dos conceptos. En Word y en PDF los importes están escritos, para que veas el documento terminado y no una hoja de cálculo. Si los cambias, tienes que cambiar también la cuota y el total. No se actualizan solos.

Qué no puede faltar

Número y serie, sin huecos y sin reutilizar el anterior porque el cliente «al final no quería la factura». Fecha de emisión. Tu nombre y tu NIF. Nombre y NIF de quien te paga, y un domicilio cuando la factura es completa. Concepto que diga qué hiciste, no la palabra «servicios» sola. Base imponible. Tipo de IVA y cuota, no solo el porcentaje. Retención, si la hay, con su tipo y su importe. Total a cobrar, que tiene que salir de base + IVA − retención.

En el ejemplo esa resta es 1.200 + 252 − 180. Quien resta la retención del IVA, o quien suma las tres cifras, cobra otra cantidad y el trimestre no cuadra con el banco. Si el cliente te dio un precio cerrado y no sabes la base, no la inventes restando el 21 %: divídela. Está hecho en la Calculadora de IVA, también cuando hay un 10 % al lado del 21 %.

Cómo usarla sin liarla

En Excel, la columna «Tipo IVA» va en tanto por uno: 0,21 es el 21 %, 0,10 el 10 %, 0 el exento. «Tipo IRPF» igual: 0,15 o 0,07. El 7 % no es un descuento simpático. Es el tipo de quien está en el año de inicio o en los dos siguientes, no ejerció la actividad profesional el año anterior, y se lo ha comunicado por escrito al pagador. Si falta esa comunicación, la factura lleva 15 % aunque lleves poco tiempo de alta.

Deja el NIF B12345678 solo en el archivo de práctica. Un NIF de mentira en una factura real es peor que un total mal sumado, porque el cliente no puede deducirse nada y tú tienes un documento que no identifica a nadie.

Guarda el PDF que envías. Si más adelante rectificas, la rectificativa apunta a este número, no lo sustituye borrando el archivo. Cómo se numera y cómo se manda, con el resto de casos, está en cómo hacer una factura de autónomo paso a paso. Si prefieres no mantener la hoja, programa de facturación con IVA e IRPF automático es el sitio donde eso deja de ser una fórmula tuya.

Lo que la plantilla no decide

No decide si tu actividad lleva IVA. No te dice si el cliente es empresario o particular: si es particular y no procede retención, pon el tipo de IRPF a cero y revisa el total, que sube. No archiva la serie en un sistema que impida reescribirla. Esa es otra obligación, con otra fecha, y para un autónomo está explicada en Verifactu para autónomos. Descargar el Excel no te adelanta ni te retrasa esa fecha.

Tampoco sustituye una factura simplificada cuando de verdad puedes usarla, ni al revés: pegar esta plantilla para un trabajo de 40 € no es obligatorio, y usar una simplificada para un encargo de 1.200 € porque «así es más rápido» deja al cliente sin los datos que necesita. El límite general de la simplificada son 400 € con el IVA incluido. Por encima, esta estructura —o la del programa— es la que toca.

Cuando la hayas mandado, el IVA de esa factura acabará en un trimestre. El día en que toca contarlo no está en el Excel. Está en el Calendario fiscal.

Antes de esa factura, a veces hay un Albarán, una Factura de anticipo o la duda de Facturar sin ser autónomo. Cuánto tiempo guardar el PDF está en Conservar facturas. Si quien expide es el cliente, el caso es la Autofactura.