Cómo hacer una factura de autónomo paso a paso, con la cuenta de 1.272 €

Cómo hacer una factura de autónomo paso a paso empieza por un número que no vas a reutilizar y acaba por un total que sale de una resta, no de una cifra redonda. El caso que recorre esta guía es Estudio Mar, diseño de identidad, factura 2026-014. Base 1.200 €. IVA al 21 %, 252 €. Retención al 15 %, 180 €. A cobrar, 1.272 €. Si tu factura no cuadra con esa lógica, no la envíes: el cliente pagará otra cosa y el trimestre no casará con el banco.

Si es la primera de tu vida, el orden de los campos es el mismo y el susto es otro. Léelo en Primera factura y vuelve. Si el lío es solo la resta del IVA y del IRPF, está desmenuzada en Factura con IVA e IRPF. Aquí va el documento entero.

Antes de la primera línea

Necesitas estar de alta en la actividad que facturas. Una factura no te da de alta, y facturar una actividad en la que no estás es un problema distinto del de un total mal sumado. Necesitas una serie. La más simple es un año y un correlativo: 2026-001, 2026-002, y así. No dejes huecos para «usarlos luego». No vuelvas al 014 porque el PDF se mandó con una errata. La errata se corrige con otra factura, y eso está en Factura rectificativa.

Necesitas saber si el cliente es empresa o particular, porque cambian la retención y, a veces, los datos. Y necesitas el precio acordado en base o en total. Si te dijeron «1.200 € más IVA», la base es 1.200. Si te dijeron «1.452 € todo incluido» y hay 21 % de IVA y 15 % de retención, no inventes la base restando porcentajes a ojo: despéjala. La Calculadora de IVA divide. No resta.

Los datos, en el orden en que se olvidan

Tu nombre o el de tu empresa, y tu NIF. El nombre y el NIF de quien paga, y un domicilio cuando la factura es completa. En los ejemplos de esta web el NIF B12345678 es un marcador. En la tuya, un NIF de mentira es peor que un céntimo: el cliente no deduce nada y tú has identificado a nadie.

Fecha de emisión. Número y serie. Concepto que diga qué hiciste: «Diseño de identidad, entrega de la marca», no la palabra «servicios» sola. Base imponible. Tipo de IVA y cuota, no solo el porcentaje. Si hay dos tipos, dos líneas. El 21 % y el 10 % no se promedian.

Retención, si procede, con tipo e importe. La guía del 7 % y del 15 % es retención de IRPF en las facturas. Total a cobrar, que es base más IVA menos retención. En el ejemplo: 1.200 + 252 − 180. Quien suma las tres cifras cobra 1.632 € y no hay factura que lo justifique. Quien resta la retención del IVA cobra otra cosa distinta.

Forma de pago y vencimiento, si quieres cobrar a tiempo. Un vencimiento que no está escrito es una discusión. El IBAN, si pagas por transferencia, mejor comprobado que copiado de un correo viejo.

Cómo hacer una factura a una empresa

Cómo hacer una factura a una empresa, en actividades profesionales, suele llevar retención. La empresa ingresa el 15 % de la base —o el 7 %, si te toca y se lo has comunicado por escrito— y a ti te paga el resto más el IVA. Estudio Mar es ese caso: te pagan 1.272 € y ellos ingresan 180 €. Tú no has cobrado 1.200. Has cobrado 1.020 de la base más 252 de IVA. En la renta, los 180 no han desaparecido: te los han retenido, y por eso el trimestre y la renta no se leen en el banco.

La empresa te va a pedir el NIF bien, el concepto y el desglose. Sin desglose no deduce el IVA. Un total único de 1.272 €, por muy correcto que sea el número, no le sirve si no ve la base, la cuota y la retención. Escríbelo en líneas. La Plantilla de factura ya trae esa fila en Excel, Word y PDF, con las fórmulas en la hoja para que al cambiar la base cambien la cuota y el total.

Cómo hacer una factura a un particular

Cómo hacer una factura a un particular no arrastra la retención por costumbre. Si no procede, el tipo de IRPF es cero y el total sube: 1.200 + 252 = 1.452 €. Dejar la columna vacía y un total «más o menos» es una duda, no un cero. Cero es un dato.

El particular a veces no te pide NIF, y a veces la operación cabe en una factura simplificada: hasta 400 € con IVA incluido, y hasta 3.000 € en algunos supuestos concretos. Por encima, o cuando te piden factura completa, van sus datos. No uses la simplificada para esconder un trabajo de 1.200 €. No es un atajo: es otro documento, con otro límite.

Si el particular te paga en efectivo, el límite del efectivo es otra norma y no lo improvises aquí. Anota la factura igual. El cobro en metálico no borra la serie.

Dos tipos en la misma factura

Un trabajo puede llevar diseño al 21 % y un material al 10 %. No hagas una media del 15,5 % porque «queda en medio». Línea uno: base y 21 %. Línea dos: base y 10 %. El IVA se informa por tipos, no por un tipo inventado. Si el material te lo dieron ya con IVA, divide entre 1,10. 48,40 € cerrados al 10 % son 44 € de base y 4,40 € de cuota. Restar el 10 % deja 43,56 € y el trimestre no cuadra por cuarenta y cuatro céntimos que, repetidos, dejan de ser una anécdota.

La retención, si la hay, se calcula sobre la base de lo que es actividad profesional, no sobre el IVA y no sobre un total que ya mezcla tipos. Si dudas de qué línea lleva IRPF, no lo repartas «a ojo» entre las dos. Pregunta antes de emitir. Rectificar después se puede, y es más trabajo que preguntar.

Los errores que te la devuelven

Número repetido. Fecha anterior a la de la factura previa de la misma serie, sin una razón que puedas explicar. NIF con la letra mal. Concepto vacío. IVA solo en porcentaje, sin cuota. Retención restada del IVA en vez de la base. Total que no sale de la suma. PDF retocado después de enviado, con el mismo número, porque viste un acento. Ese último es el que más duele: el cliente tiene una versión y tú otra, y no hay rectificativa que las una.

También duele mandar la factura sin vencimiento y extrañarte a los cuarenta días. El cobro se prepara en la factura, no en el tercer wasap. Cuando ya toca avisar, el orden está en Cobrar antes.

Qué guardar, y qué no rehacer

Guarda el PDF que enviaste, no el que quedó «más bonito» después. Si rectificas, la nueva factura apunta a este número. Guarda el presupuesto aceptado, si lo hubo, porque es la prueba del precio. No guardes solo la captura del banco: el banco dice que cobraste 1.272 €, no por qué.

Si no quieres mantener la hoja, un programa de facturación con IVA e IRPF automático calcula la cuota y no reutiliza el número. La prueba es de 14 días, sin tarjeta, y la cifra mensual no está publicada: está explicada, sin euros, en Precios. La plantilla sigue sirviendo para ver la fila. No archiva la serie.

Lo que esta factura no resuelve

No resuelve Verifactu. Hacerla con los datos bien puestos es lo que ya te pide el reglamento de facturación. El sistema que impide reescribirla es otra obligación, con otra fecha, y el mapa está en Verifactu. No anuncies, ni te dejes anunciar, que por usar una plantilla o un programa ya está resuelto. Estamos preparando Numabia para Verifactu. La frase acaba ahí.

Tampoco resuelve el trimestre. El IVA de esta factura acabará en un 303, y la retención que te practican no la ingresas tú con el 111: la ingresa el cliente. Los días están en el Calendario fiscal. Pagar el modelo a tiempo no arregla una factura con el total mal. Y una factura perfecta no presenta el modelo sola.

Si mañana el cliente te dice que el concepto estaba mal, no borres la 014. Emite la siguiente, explica la diferencia y deja las dos. Ese es el paso que esta guía no desarrolla entero a propósito: tiene la suya, y saltártela «porque total es un acento» es como empiezan los huecos de la serie.

Una semana de trabajo, convertida en factura

El lunes cierras el diseño. El precio hablado fue 1.200 € más IVA, con retención porque el cliente es una SL. El martes no facturas «de memoria»: abres la serie, miras que la última fue la 013, y la nueva es la 014. Escribes tu nombre y tu NIF, el de la SL y su domicilio, la fecha de hoy, el concepto «Diseño de identidad, entrega de archivos de marca», la base 1.200 €, el 21 % y su cuota de 252 €, el 15 % y su cuota de 180 €, y el total 1.272 €. Añades el vencimiento a quince días y el IBAN. Lees el total en voz alta. Si no es 1.272, no sale.

El miércoles el cliente pide una línea más: un cartel, 200 € de base, también al 21 %. No retocas la 014. O aún no la has enviado y la rehaces antes de que exista, o ya salió y la corrección es otra factura. Si todavía no salió, la base pasa a 1.400 €, el IVA a 294 €, la retención a 210 € y el total a 1.484 €. 1.400 + 294 − 210. Compruébalo. El cartel no va «IVA incluido» en una nota al pie mientras la primera línea está en base. Las dos líneas usan el mismo criterio o el cliente suma mal a propósito.

El jueves envías el PDF a la persona que paga, no solo a quien te dio el briefing. El asunto lleva el número. El viernes no llamas para preguntar si llegó, salvo que el correo rebotara. El vencimiento está escrito. El recordatorio, cuando toque, usará este PDF y este importe, no uno redondeado a 1.500 € porque queda mejor.

Lo que cambia si el cliente es un particular

El mismo diseño para una persona que no ejerce actividad. Quitas la retención. Base 1.200 €, IVA 252 €, IRPF 0 €, total 1.452 €. Si el trabajo entero, con IVA, no pasa de 400 €, puedes valorar una simplificada, y en algunos supuestos el tope sube hasta 3.000 €. Un diseño de 1.200 € de base no cabe en los 400 €. No partas el trabajo en cuatro facturas simplificadas para esquivar los datos del cliente. Eso no es una simplificada: son cuatro documentos hechos para no identificar a nadie.

Si el particular te paga la mitad al empezar, esa mitad es una factura de anticipo con su número, no un ingreso sin papel. La final descuenta lo ya facturado. Dos cobros y una sola factura de 1.452 € también pueden ser correctos si el anticipo no se facturó, pero entonces el pendiente y el banco no se parecen en nada hasta el final. Facturar el anticipo duele diez minutos y ahorra la discusión.

Errores de importe que parecen de redacción

«IVA incluido» escrito y la base puesta en 1.200 € igual. El cliente paga 1.200 € y tú declaras 252 € de IVA que no te han dado. La base de un precio cerrado de 1.452 € con IVA al 21 % y sin retención es 1.200 €, porque 1.452 / 1,21 = 1.200. Si además hay retención, el precio cerrado del cliente casi nunca la incluía. Pregúntalo. No la restes por sorpresa.

Retención del 15 % calculada sobre 1.452 € en vez de sobre 1.200 €. Salen 217,80 € y el total se desarma. La retención no conoce el IVA. Descuento del 10 % aplicado al total con IVA y con retención ya restada, en vez de a la base. El descuento va en la base, y luego se recalculan las dos cuotas. Un 10 % sobre 1.200 € son 120 € menos de base: base 1.080 €, IVA 226,80 €, retención 162 €, a cobrar 1.144,80 €. Si descuentas el 10 % del 1.272 € te queda 1.144,80 € de casualidad en este tipo concreto... no lo busques. En cuanto el tipo de IVA o el de IRPF cambian, la casualidad desaparece. Descuenta la base.

Al lado de este paso a paso están los casos que no caben en una sola factura bien hecha: Requisitos, Factura sin IVA, Cliente extranjero y Factura simplificada.

Número 014 en la factura y 015 en el nombre del archivo. El cliente paga la del archivo y archiva otra. Un solo número, en el PDF, en el correo y en el concepto de la transferencia. Si tu banco limita el concepto, prioriza el número, no el adjetivo del diseño.